新聞發佈會活動統籌必備清單：物料、人員、流程表一次搞掂

企業需要對外傳遞訊息、塑造形象，會召開新聞發佈會，邀請媒體到達現場發佈信息。

新聞發佈會活動統籌極其重要，因此需要專業新聞發佈會活動統籌。一個細微嘅疏漏都可能影響活動效果，損害品牌聲譽。而統籌工作最重要是取決於準備階段的周全。

好多活動策劃者以為憑經驗就能應對，但面對龐雜嘅物料、眾多參與人員同緊湊流程，稍不留神就會出現遺漏。為此，我們整理咗一份「新聞發佈會統籌必備清單」，從物料準備、人員安排到流程步驟表設計，幫你系統化梳理工作，幫助你從容組織大型活動。​

新聞發佈會活動統籌，為何需要一份「必備清單」？​

新聞發佈會並非日常活動，往往為臨時活動，企業員工大多無相關經驗。而且，發佈會的會議活動統籌十分複雜，物料雜、人員多、流程緊密，容易出現疏漏。

如果你想舉辦/統籌大型活動更輕鬆/嚴謹，我們強烈建議你列舉詳細的清單，絕對可以避免遺漏環節，提高工作效率，讓你的工作也輕鬆好多。

藝術公司 新聞發佈會現場設計

第一部分：新聞發佈會活動物料準備清單​

物料类别	子类别	具体物品及细节描述	备注
現場佈置物料	舞台設備	背景板，臺詞提示器，LED 螢幕	背景板提前 3 天完成製作
現場佈置物料	音視頻設備	麥克風：無線麥（至少 4 個，含充電座）、臺麥（2-3 個，固定於講台） 音響系統：主音箱、監聽音箱 攝影機：至少 2 台（全景 + 特寫），配備直播攝像頭、推流設備、網路熱點	無線麥需提前充滿電，準備備用電池
現場佈置物料	環境佈置	座椅：嘉賓席、媒體席 指示牌：入口指引、洗手間方向、緊急通道標識 地毯：舞台及過道區域 花藝裝飾：舞台兩側擺放、簽到台裝飾	座椅數量需比預計人數多 10%；指示牌需固定牢固
資料文宣物料	新聞資料袋	新聞稿：中英文版本 企業簡介：含核心業務及成就 產品說明書：若有新品附高清圖片 活動流程表：含時間節點、環節內容、嘉賓	資料袋按嘉賓、媒體分類裝訂，數量多準備 20 份備用
資料文宣物料	禮品	企業周邊禮品，包裝及致謝卡	禮品需提前包裝完畢
資料文宣物料	簽到物料	簽到簿：大型硬殼冊 筆：黑色簽字筆（10 支以上，備用筆芯） 名牌：分嘉賓（金色邊框）、媒體（藍色邊框）、工作人員（紅色邊框）	名牌需提前核對姓名及單位；
應急物料	備用設備	充電器：多口 USB 充電器（至少 2 個，帶快充功能） 延長線：5 米以上加粗線材 備用麥克風電池：與無線麥型號匹配 投影機備用線：HDMI 線、VGA 線（各 2 條）	所有備用設備單獨裝箱，標註「應急備用」
應急物料	醫療用品	急救箱，常用藥品	急救箱由指定工作人員負責
應急物料	其他	雨具，臨時列印設備，多餘桌椅	雨具放置於入口處便於取用

第二部分：新聞發佈會活動組織人員安排清單​

人員類別	具體崗位	職責詳情	備註
核心統籌團隊	總策劃	1. 活動主題定位、流程框架及傳播目標2. 協調跨部門資源3. 決策關鍵事項（如嘉賓名單調整、流程臨時變更）4. 活動前召開最終協調會5. 活動後主持總結會	5 年以上大型活動統籌經驗；全程在現場指揮
核心統籌團隊	執行導演	1. 編寫詳細統籌執行流程表，全體工作人員培訓2. 活動當天調度各組人員3. 處理突發狀況4. 協調舞台與後台銜接5. 記錄現場問題事後提交改進報告	需熟悉音視頻設備操作；活動前 2 小時到場
核心統籌團隊	物料統籌	1. 依據物料清單核對到貨情況2. 編制物料分發表3. 實時檢查物料消耗狀況4. 活動後物料回收及清點盤點	需持有完整物料清單電子版及列印版
現場工作人員	接待組成員	1. 布置簽到台2. 引導嘉賓及媒體到指定區域3. 解答現場諮詢4. 記錄嘉賓到場情況5. 活動結束後協助送賓	需統一著裝（印活動 LOGO）
現場工作人員	技術組成員	1. 活動前 3 小時到場，安裝並調試音視頻設備2. 測試 3. 活動中實時監控設備運行4. 活動後設備拆卸及歸還	由專業設備租賃公司的技術人員負責
現場工作人員	媒體對接組成員	1. 核實媒體清單，編制採訪安排表2. 向記者發放媒體通行證3. 協調臨時採訪需求4. 活動後收集媒體報導鏈接	需熟悉媒體特性；配備媒體聯繫表
現場工作人員	禮賓組成員		需選用形象得體、溝通能力強者；重要嘉賓需 1 對 1 陪同
外部協作人員	攝影師 / 攝像師		由專業活動統籌與設備租賃公司（比如流動影音工作室）的技術人員負責
外部協作人員	翻譯人員（如需）	1. 活動前熟悉行業術語2. 提供即時口譯服務3. 核對中英文資料	需持有 CATTI 二級以上證書
外部協作人員	安保人員	1. 活動前檢查場地安全隱患2. 維持現場秩序3. 管控後台及限制區域4.應對突發安全事件	統一著裝，配備對講機通

第三部分：發佈會活動流程表規劃清單​

前期籌備階段：

檢查嘉賓名單及行程，發送最終邀請函​。

邀請函範文：

尊敬的 [受邀人姓名] 先生 / 女士：

我們謹代表 [公司 / 機構名稱]，誠摯地邀請您參加即將舉行的 [新聞發佈會主題] 新聞發佈會。

本次發佈會將於 [日期]（星期 [X]）[時間]，在 [地點] 隆重舉行。屆時，我們將會公佈 [相關重要資訊，如新品推出、重大合作等]，並邀請多位業界專家、政府領導及知名媒體出席，共同探討 [相關行業話題]，見證 [公司 / 行業] 的未來發展。

我們衷心希望您能撥冗出席，您的到來將使我們深感榮幸。如您願意參加，請於 [回復截止日期] 前填妥參會回執，電郵或傳真至以下聯繫方式，以便我們為您安排相關事宜。

聯繫人：[聯繫人姓名]

電話：[聯繫電話]

傳真：[傳真號碼]

電郵：[電子郵箱地址]

檢查物料製作進度、設計現場佈置圖​，交由現場管理團隊負責佈置現場。

開工作人員協調會，與同事溝通清楚每一個人的分工及聯繫方式。​

現場管理團隊負責佈置現場

活動當天流程（按時間節點）​

活動前 3 小時：工作人員到崗、設備安裝調試、物料擺放​

活動前 1.5 小時：嘉賓及媒體陸續到場、簽到、領取資料​

活動前 30 分鐘：最後確認嘉賓到場情況、設備運行狀態​

活動進行中：嚴格按照流程統籌執行開場、演講、提問環節，即時協調突發狀況。​

活動結束後：依次順序為送賓、物料回收、現場清理、工作人員總結會。​

後續跟進階段（活動後 1-3 天）：

向與會嘉賓及媒體發送感謝函；整理活動照片、影片、新聞報導。

召開統籌總結會，記錄經驗及改進方向。

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