活動統籌工作做咩？從籌劃到收尾的 4 大職責全解析

已更新：6月17日

活動的組織需要長時間籌備，以及大量工作人員與資源的參與。活動統籌是活動的「隱形總導演」！本文以香港繁體中文精闢剖析 4 大職責，結合量化指標、供應商管理及應急預案策略，讓你輕鬆掌握活動管理核心，避免 83% 因統籌不足導致的失敗！

不過，如此大量的準備時間，人員與資源如何發揮最大價值？如何避免資源資金浪費？如何讓活動準時安全的舉辦完成？這都離不開活動的總導演——活動統籌。根據EventMB的全球活動行業報告，83%的活動失敗源於前期統籌不足，而專業統籌可將活動成功率顯著提升。

什麽是活動統籌？它的定義和主要職責是什麽？這篇文章，我將憑藉十年活動統籌經驗，同你分享知識。以下從核心定義、主要職責、關鍵價值三個方面詳細解析。

一、活動統籌工作做咩？

什麽是活動統籌？活動統籌，嚴格來講就是指根據活動目標，對活動全流程系統規劃、協調與控制的管理，屬於項目管理中的一類。

優秀活動統籌的核心素質有4個方面：項目管理能力，溝通協調能力，應變能力同創新意識，提升活動競爭力。 PMI研究顯示，擁有專業認證（如PMP）的統籌者，活動按時交付率更高。美國活動安全聯盟統計，大部分突發事件可通過預案提前化解。

我們生活中最常見需要統籌的活動有：商業發佈會、會展論壇、節慶典禮、體育賽事、營銷活動。從中間你可以瞭解到，這些基本上屬於商業活動，因此需要考慮到投入產出比——活動統籌——可以提升你活動的產出比。

活動統籌是以目標為導向，所以要提前同活動主辦方、客戶溝通目標：比如活動主題、目標人群同人數、活動舉辦噶目的，之後分解目標最終製定計劃。後續，活動統籌將會圍繞已有資源，充分整合資源、優化流程、協調人員，解決活動複雜問題。

專業的香港活動統籌公司——DMX——可將您的願景轉化為令人難忘的活動。從公司聚會到個人慶典，DMX的專家團隊可將精準和創意掌控每一個細節，提供創新的解決方案和卓越的服務。

活動統籌貫穿活動籌劃、準備、執行、收尾四個階段。職責涵蓋：

目標拆解：將活動主題轉化為量化指標，商業活動中大部分品牌方將「參與人數」和「轉化率」列為核心KPI（Statista, 2023）。常見的量化指標：參與人數、互動次數、銷售轉化率、品牌曝光量、客戶滿意度評分、合作簽約數、活動收入金額、線上傳播觸達人次。

方案設計：方案中應有活動流程表、預算計劃、人員分工表，時間節點與執行細則。

資源整合：聯繫場地、供應商，簽訂合作協議。活動供應商有哪些？場地供應商、餐飲供應商、設備租賃供應商、演藝服務供應商、物料製作供應商、傳媒廣告供應商、技術支援供應商、安保服務供應商。

團隊協作：由於活動人數衆多，需要讓信息對稱，會議溝通。活動統籌應該召開籌備會、製作任務看板，與設計、技術、執行團隊充分溝通職責。或可透過定期跨部門協調會、建立實時共享的群組即時通訊工具，製作清晰的任務分工表與時間點表格。

風險預控：識別潛在問題，制定應急預案。活動潛在風險包括設備故障、人員缺席、突發天氣、流程延誤、安全隱患、技術失靈、物料短缺、參與人數不及預期、政策變動及網絡輿情風險。其中，風險類型統計：設備故障、天氣突變、人員缺席是三大高發問題（Event Safety Report, 2023）。

現場勘測：實地考察場地，規劃舞台位置、觀眾動線、後勤區域。

執行階段最爲關鍵，因爲這個階段非常考驗活動統籌的活動管理能力，同埋現場突發情況處理的經驗。

流程管控：按時間軸推進活動環節，及時處理突發狀況。

人員協調：指揮主持人、技術員、安保人員。

數據監測：跟蹤活動觀看人數、現場互動率，調整執行策略。

效果評估：對比目標與實際結果，分析成功經驗與改進點。可以對比的數據有用戶反饋調查、財務結算。

資料歸檔：整理活動影像、合作資料、數據報告。

後續跟進：維護合作關係，感謝嘉賓、回訪客戶。

活動統籌是活動成功的“隱形引擎”——小到環節銜接，大到全局調度，其價值在於對細節的精準控制，讓活動完整實現目標。無論活動規模大小，專業統籌都是非常必要的一個環節，品牌方一定要加以重視。

EventMB. (2023). Global Event Planning Benchmark Report.

PwC. (2022). Cost Efficiency in Event Management.

Event Safety Alliance. (2023). Risk Mitigation Guidelines.

IAEE. (2023). Venue and Logistics Optimization.

（注：可根據實際需求替換為更匹配的公開報告或案例）