社區活動統籌 8 大實戰貼士｜新手社工必學流程規劃 + 資源整合技巧

在社區服務中，唔少新手社工人經驗尚淺，但需承擔社區大型活動統籌的重任。

社工們既希望活動順利，又想達預設效果，卻常因經驗不足面臨無從下手、忙亂緊張的困境。其實毋須過於擔憂，每位「老手」皆從新手歷練而來，要相信你可以憑藉經驗積累獲得統籌技能。

統籌大型活動猶如蓋樓，需綜合考量功能定位、規模結構、物料進度要素，只要理清思路、有序推進，活動統籌并非大難事。筆者從事社區工作多年，分享這篇社區大型活動统籌的 8 點貼士，希望能夠幫到每一位社工人​。

社區活動統籌貼士一：主題與日程​應提前確定

作為活動統籌者，須明確主題、目標，形成大致框架。之後，再圍繞目標設計流程、形式與物資采購清單。

初步方案擬定後，需與主管、督導及合作方溝通尋求各方共識。根據香港社會服務聯會 2023 年調查顯示，預留至少 14 天籌備時間的活動，目標達成率可顯著提升，因此建議從策劃到落地預留兩周以上時間，制定活動推進計劃表，實時監測進度。​

舉例

節慶主題活動：「月滿社區・共賞佳節」中秋嘉年華​

主題：結合中秋節傳統，以「親子共融、長幼同樂」為核心打造具本土特色社區慶典，傳承節日文化。​

目標：吸引 300-500 名社區居民參與，連結商戶及非牟利機構。

日程安排

籌備期30天前：

1. 確認場地：租用社區會堂前廣場及室內展廳；

2. 招募合作方：聯絡餅店（免費試吃月餅）、學校（學生歌舞表演）、手工藝團體（燈籠製作指導）

3. 設計：以「港式中秋」為視覺主題（如唐樓、霓虹燈元素）

活動當天（15:00-20:00）：

15:00-15:30 開場儀式- 區議員致辭- 幼兒園學生表演粵語中秋兒歌

15:30-17:00 分區體驗- A 區（室內）：傳統月餅製作工作坊（適合親子）- B 區（戶外）：港式燈謎遊戲（融入社區景點名稱謎題）- C 區（舞台）：長者粵劇折子戲表演；

17:00-18:00 共賞月餅茶會- 商戶捐贈月餅分發，設立「月餅分享站」供居民自由取用；

18:00-19:00 親子燈籠巡遊；

19:00-20:00 結幕儀式- 頒發「最佳燈籠設計獎」。

貼士二：鏈接合作方資源​

根據活動主題，與契合的公司機構建立合作，爭取經費、場地、物資或人力支持。

香港政府統計處 2024 年數據顯示，有70%舉辦成功的社區活動有建立合作聯係，如志願者組織、企業、醫療機構、學校等。溝通時須詳細說明活動目的、流程及注意事項，讓資源有效整合。​

貼士三：明確人員職責分工​

參考香港社會服務發展研究中心數據，設立清晰分工體系的活動，現場執行效率可提升 45%。

因此，建議依據活動方案制定人員分工表，統籌及各工作小組（如帶領組、後勤組）。建議由具經驗的活動統籌公司協調全局。

有一個專業的香港活動統籌公司——DMX——可將您的願景轉化為令人難忘的活動。從公司聚會到個人慶典，DMX的專家團隊可將精準和創意掌控每一個細節，提供創新的解決方案和卓越的服務。

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各小組需明確職責：帶領組負責環節引導、後勤組保障物資供應、宣傳組記錄影像素材、設備組調試技術裝備、禮儀組負責接待指引、安保組維持現場秩序。統籌者應繪製場地圖並列明各崗位職責，通過工作群實時溝通，讓人員各司其職。

貼士四：階段性活動籌備會​

香港社區工作協會調查顯示，多達90%的現場活動都有現場突發狀況的風險。另有數據統計，進行兩次以上籌備會的活動，現場突發狀況處理效率有明顯提升，足見階段性會議的重要。​

因此，我們建議大型活動之前，舉行兩次關鍵會議：

1.前期籌備會（活動前 7-10 天）​

核心目標：確認人員架構、優化分工細節、收集執行建議​

會議流程：​

人員確認：統籌者提前 3 天整理「工作人員名單」，包括合作方代表、義工隊長、技術人員，現場派發紙質分工表（需列明崗位職責、聯絡方式及匯報對象）。​

方案講解：以 PPT 展示活動整體框架，說明時間軸、場地平面圖及各環節銜接點。​

開放討論：邀請各組負責人提出疑問（如「後勤組憂慮物資運輸路線擁堵」），統籌者現場記錄並協調（如聯絡申請臨時停車許可）。​

分工優化：根據討論結果調整崗位安排，例如將具備醫療知識的義工調配至「應急組」，專才專用。​

2.後期執行會（活動前 2-3 天）​

核心目標：落實準備進度、開展現場演練、強化危機預案​

會議流程：​

進度報告：各組負責人以「5 分鐘簡報」匯報準備情況。

​

風險推演：統籌者引導模擬突發場景（如「突發暴雨需將戶外環節遷移室內」），溝通應急方案（例：後勤組預備防水膠布覆蓋電子設備，尤其租借的音響設備更需細心保護，安保組規劃室內動線）。​

環節演練：擇要進行關鍵環節彩排，錄製演練視頻即時回放檢討。​

任務確認：發放「活動當天任務清單」（精簡版分工表），並建立「緊急聯絡群」（規定 10 分鐘內必須回應訊息）。​

貼士五：活動當天統籌事項​

工作人員須提前抵達現場：晚會類活動建議至少提前 2 小時，外展活動提前 1 小時。

統籌者需進行動員簡報，溝通清楚物資到位及分工清晰，並組織各組進行場地布置與流程彩排。

根據香港某協會數據，設立機動組的活動，突發事件應對速度可顯著提升，因此建議安排專人負責應急處理。統籌者需把控全局，協調環節進度，處理突發狀況及接待貴賓，讓現場運行流暢。​

貼士六：活動後分享與總結

活動結束後，統籌者應帶領團隊從「觀察所得」「目標達成度」「優勢環節」「改進空間」四方面總結。

香港社區服務評估中心數據顯示，定期進行總結的團隊，後續活動質量提升速度明顯更快。復盤時應及時肯定團隊付出，總結經驗教訓，為日後積累活動執行統籌的經驗。​

貼士七：後續工作跟進​

活動結束並非終點，需及時完成新聞稿撰寫、合作方及志願者關係維護、文書歸檔等工作。統籌者更應自我反思：從籌備完善度、執行到位率到效果達成情況，皆需深入總結。香港社會工作專業人員協會調查顯示，堅持撰寫活動總結的統籌者，3 年內專業能力提升非常迅速。

總結

大型活動統籌並非難事，關鍵在於清晰規劃、資源整合、團隊協作及善於總結。透過不斷實踐與借鑒，社工人必能逐步提升統籌能力，為社區帶來更多優質活動。