活動統籌執行全攻略！從佈場到撤場完整流程解析

在活動策劃與舉辦全過程中，活動統籌執行是活動成功順利的核心。如果沒有專業的活動統籌團隊，會讓現場組織混亂，出現故障等尷尬局面。

活動統籌的重要性，等同於導演對於電影的重要程度。從前期縝密的籌備規劃，到現場緊張有序的佈置、彩排與正式運作，每一個步驟都需要活動統籌負責鏈接，環環相扣，不容有失。稍有疏忽，便可能引發連鎖反應，導致活動失敗。

2021年某香港演唱會因音響設備不匹配導致音效失控，主辦方損失超300萬港元票務退款（來源：香港《經濟日報》）。而同年周杰倫巡演通過雙供應商備援機制，設備故障率降為0%（來源：舞台技術協會數據）。

本文將為你詳細拆解活動統籌執行全流程，，包含佈場前準備、正式佈置、彩排到正式執行及撤場事項，助你輕鬆應對各類活動籌辦挑戰 。

活動統籌執行團隊

專業活動統籌執行團隊

根據 《2023全球活動管理行業報告》 數據顯示：79%的活動失敗主因為供應商協調失誤、現場流程混亂、應急預案缺失。而專業統籌團隊可使活動成功率顯著提升（來源：EventMB行業白皮書）。

有一個專業的香港活動統籌公司——DMX——可將您的願景轉化為令人難忘的活動。從公司聚會到個人慶典，DMX的專家團隊可將精準和創意掌控每一個細節，提供創新的解決方案和卓越的服務。

咨詢活動統籌解決方案：https://www.dmxhk.com/event-planning-2

一，活動統籌執行之佈場前準備

（1）場地準備

若參會人數眾多，戶外場地須提前向相關政府部門申報批准。香港《公眾娛樂場所條例》規定，500人以上戶外活動必須提前14天提交噪音評估報告。2023年旺角莫iu音樂節因未申報被罰款15萬港元並中止活動（來源：環保署公告）。

同時，應提前需與場地方協調好佈場時間，辦理進場手續，繳納進場押金，領取施工證。若有需求，要妥善安排嘉賓休息室和化妝間位置。倘若活動中需使用煙機、冷焰火須提前告知場地方。

（2）供應商準備

組織活動可能會與供應商合作，比如舞台音響設備租賃公司。活動統籌方應提前核實供應商實際到場的負責人，溝通準時佈場、彩排時間。

依據氣象局的數據，香港夏季平均每月有 8 天降雨（香港天文台數據顯示，夏季戶外活動降雨影響概率高達42%）。因此活動統籌方需要透過天氣預報，掌握當日現場天氣狀況，針對降雨因素做好充足準備。

此外，活動統籌方還需了解當地交通管理部門的法規制度，規劃合理的運輸路線和時間，並告知供應商準確的卸貨位置。

（3）自帶物品

執行活動統籌要自備款項，用於現場部分供應商的結算。根據 PMI（國際項目管理協會） 研究，詳細物料清單可使成本誤差縮窄至±5%。因此，活動籌辦時應提前精確估算金額數量，與供應商簽署合作協議/物資租借清單與費用詳細。

由於活動現場人數眾多，應做好活動資產管理，避免遺失。因此對於部分需帶到現場且事後帶回的物品，如筆記本電腦、工服、相機、激光筆、備用現金、飲用水、捲尺等，須仔細核實數量，活動結束後回收核對。

（4）文件準備

準備：佈場流程表、執行流程表、物料核對表、全員聯絡表、對講機發放回收表，以及視頻文件、音頻文件、畫面文件等。

二，活動統籌執行之正式佈場階段

（1）出發注意

正式進場出發前，活動執行人員須仔細核對自帶物品，避免遺漏。隨後致電供應商再次確認到場時間，催促其準時抵達。

（2）安裝流程

佈場的首步是為佈置供應商定位，此時最好充分徵詢客戶意見。同時聯絡場地方的電工進行接電工作。

（3）安裝順序

佈場過程中必須細心跟進，留意物料數量與尺寸正確、效果達標。

（4）核實驗收

佈場是要仔細檢查。必須在所有問題解決後，才能讓供應商離開。

物料組：重點檢查燈布、KT 板。確定所有佈置位置是否準確。

舞台組：檢查舞台地毯平整，走線用地毯膠固定。桁架背景需按 1.5倍安全係數 設計（例：10米桁架負載需達300kg/m2）

音響組：依據《AES音頻工程學會》標準，場地後排聲壓級需維持75-85分貝，前排不超過100分貝（香港噪音管制上限）。

燈光組：燈光師根據節目流程表，編排各個環節的燈光效果。使用 Lux光度計 檢測舞台照度需達500-800 lux（國際演藝燈光標準）。

（5）佈場注意事項

細節要求：硬件佈置供應商人員是活動項目的技術支柱，而執行統籌人員則負責把控效果。因此，有必要對供應商進行細節監督，全面檢查現場，發現問題及時提出，糾正佈場人員敷衍的態度。

物料補缺：最常見的佈場問題是物料缺失或設計、製作錯誤。所以佈場時要留意物料正確、齊全。處理物料補充重做的關鍵在於快速發現問題並解決。

安全問題：在製作物搬入、搬出及施工過程中，應確保場地方的設備不因施工受到損害，例如桁架背景等重物需在底部加墊，防止損壞地板。

三，活動執行彩排

總統籌：負責與客戶對接，在項目前期及執行期間及時與客戶溝通，把控整體流程。

演藝組：管理演出人員，包括禮儀、模特、演藝人員、主持人。

音響組：監控供應商音響控台，如節目音樂的對接、協助麥克風的傳遞。

導播組：監控大屏畫面切換，控制音樂視頻播放、抽獎軟件操作。

後勤組：後勤工作，如外賣訂餐、住宿預訂、場地佈置的零散事務，安排禮品、獎牌的順序，搬運道具等。

確認演出人員到位：正式開場前約 3 小時確保禮儀小姐、主持人、模特、節目演員、客戶方參與臺前的演出人員到場。

四，正式執行

（1）開場準備

開場前，確認音響控台的所有音樂和視頻齊全，麥克風充滿電。

（2）正式開場

有兩種可能的活動臨時突發狀況，建議安排臨時應急預備方案。

器材方面：大屏畫面顯示異常，抽獎、頒獎環節出現故障，音響音樂失靈，道具損壞。

人員方面：演藝人員、主持人、領導嘉賓出現遲到、忘詞、狀態不佳。

五，結束撤場

（1）對內的處理事項

帶回物件：收拾自帶物品，如工衣、工作證、佈場施工證、自帶器材（筆記本電腦、對講機、相機等），按照佈場前核實的數量回收，並向攝影師索取現場照片。

處理物件：部分需寄存供應商倉庫、直接贈送佈置供應商或直接丟棄的物品，需提前協調解決，避免撤場結束後仍有物料遺留在場地。

撤場手續：收集佈場工作人員的施工證後，辦理撤場手續。

款項結算：結算活動結束後，需現場支付的供應商費用（如演藝人員報酬等）。