頂尖 Event 公司如何統籌高規格國際論壇會議

籌辦一場高規格的跨國經濟峰會，本質上容錯率極低。台下坐的是各國嘉賓，線上連線的是全球投資者與媒體，現場任何一個失誤——例如麥克風斷訊 3 秒、即時傳譯出錯——都可能成為品牌的公關災難。

頂尖的 Event 公司在統籌這類高規格會議時，不會依賴運氣，而是結合香港場地規章、網絡供應商資源、出入境禮賓規例、ISO 國際會議硬體標準，建立一套專業的SOP來架構整個活動。以下是頂級活動統籌公司的作業程序：

1.多語對即時傳譯（SI）與互動系統

香港國際峰會必備廣東話、普通話、英語三語基礎同傳服務，要做到零時差傳遞資訊。Event 公司會提前聯絡SI同傳服務團隊，部署專業的紅外線即時傳譯系統，並測試現場環境訊號屏蔽，防止干擾。

本地資深 Event 公司在地優勢：

1. 設備部署：配合 HKCEC、AWE 場館基建，提前搭建符合ISO 4043 標準流動式同傳隔音廂，採用本地 AV 供應商紅外線同傳系統；開展前 全館無線頻譜掃描，避開場館原有 WiFi、5G 基站訊號干擾。

2. 譯員協調：合作本地持有 AIIC 認證資深口譯團隊，會前收集講者英文 / 簡體 / 繁體簡報，整理金融、監管行業專有名詞表。預先核對外籍講者口音、演講節奏。

3. Q&A 互動配置：統一導入 Slido 系統，同時兼容香港觀眾繁體輸入；統籌團隊分設廣東話、普通話、英文三道篩選崗，實時過濾重複提問。

2.佈署 Hybrid 雙軌視訊與網絡冗餘

現代論壇多採用網絡+現場結合的混合模式。頂尖 Event 公司會在場地拉起至少兩條商業級專線網絡（一主一備）。

利用Encoder多路流媒體串流，並配置點對點的低延遲視訊傳輸技術，讓現場與網絡的連線延遲控制在極低範圍内。

在地技術規格：

多路編碼器分流直播，搭配點對點低延遲傳輸；額外部署 5G 專用訊號車作第三層備援，防止記者、嘉賓手機直播塞線；場館現場直播伺服器本地託管，連接 Zoom、Teams 國際語言頻道。

3.VVIP 禮賓動線

當活動涉及跨國企業 CEO 時，禮賓至關重要。Event 公司須提早與場地安保對接，規劃出專屬車位、獨立 VVIP 貴賓室，以及與普通觀眾完全分流的保密進出場動線。

4.排練

正式開展前一晚，技術團隊會全系統模擬演練。音響師會對會場進行無線電頻率掃描，防止麥克風回授雜音；視覺團隊則會測試主 LED Wall與現場電視顯示屏的刷新率，讓畫面在各大媒體的攝錄鏡頭下清晰，無閃爍。

專業活動團隊：1+1 雙機熱備援

真正拉開普通公關公司與頂尖 Event 公司差距的，是面對危機時的處置能力。在這種大場面，高規格的控台絕不容許單點故障。

什麼是雙機熱備援？

現場器材如訊號切換器、數位調音台、串流電腦，甚至是 CEO 手上的簡報筆，全部都是兩套規格完全相同的機器同時運作。

主線路一旦因為硬體過熱失效，備用線路會即時接管，台下的觀眾與線上的記者察覺不到畫面閃爍。

實例 1：AWE 亞博館國際醫學雙語學術大會

AWE Hall5 空間遼闊、迴音極重，且大量歐美、東南亞醫生無法親身來港；本地團隊直接在展館搭建兩組 ISO4043 標準同傳隔音廂，不採用遠程 RSI。

在地配套：每個同傳廂配置 24 吋雙螢幕，分別顯示繁體 PPT、海外醫生高清影像；線上觀眾接入香港本地伺服器搭建專屬直播網頁，獨立廣東話、普通話、英語聲道，無需依賴海外平台伺服器，大幅降低跨網延遲。

References:

[1] ISO. ISO 4043:2016 Simultaneous interpreting — Mobile booths — Requirements . 國際標準化組織，2016. 規範流動式同傳隔音廂通風、聲學隔離、視野等強制標準.

[2] ISO. ISO 20108:2017 Simultaneous interpreting — Quality and transmission of sound and image input — Requirements . 國際標準化組織，2017. 訂定混合會議音畫延遲、譯員影像顯示技術門檻ISO.

[3] AIIC. Technical Specifications for Mobile and Permanent Simultaneous Interpretation Booths . 國際會議口譯員協會，2023. 全球認證口譯團隊現場作業、設備准入規範.

[4]  HKT Enterprise. Large Exhibition Redundant Dedicated Line & 5G Backup Deployment Guide. 香港電訊企業方案，2025. 香港會展一主一備雙商業專線、5G 第三層網絡備援技術白皮書

[5] 亞洲國際博覽館 (AWE). Hall 5 Hybrid Conference AV & ISO 4043 Interpretation Booth Installation Specifications . 亞博館管理部，2024. AWE 展館空間音頻處理、固定式同傳廂搭建場館內部規章.

[6] 香港會議展覽中心 (HKCEC). International Summit Technical Operation Manual . 香港會展管理有限公司，2024. 灣仔會展多語同傳、混合直播、無線頻率干擾排查標準作業流程.

[7] ITU. Building a Fail-Safe Network With Redundant Links . 國際電信聯盟，2026. 大型活動雙機熱備援、網路自動切換（Failover）底層技術原理規範.