企業辦會展怕亂？如何選靠譜活動統籌團隊？避開3 陷阱

舉辦一場順利的會展能展示品牌實力，亦能推動業務合作 —— 但現實中，不少企業卻因選錯統籌團隊，陷入「場地搭建延誤」「現場人流失控」「預算超支嚴重」的混亂局面，影響品牌口碑。

難道辦會展就只能「怕亂」？如何選靠譜活動統籌團隊？其實關鍵在於選對靠譜的統籌團隊。本文將訴你如何識別優質團隊，避開選隊時最易踩中的 3 大陷阱。

為何企業辦會展「怕亂」？

企業自主統籌會展活動，最常見混亂場景：

混亂場景類型	具體問題	本地案例
多供應商協調失誤	公司需同時對接場地商、搭建商、音響設備租賃商、設計團隊，信息不對稱、進度不同步	某電子產品企業在灣仔辦新品展，場地商未及時將展位電力佈局圖同步給搭建商，搭建完後才發現插座位置不符
突發狀況無應急方案	現場可能遇電力中斷、設備故障、惡劣天氣、參與人數超預期	某時尚品牌辦 popup 展，開展當日遭遇臨時停電，團隊未準備備用電源，品牌社交平台負面評論激增
流程規劃漏洞	未細化流程節點如嘉賓登記、展品運送、互動環節時間環節遺漏	某餐飲企業辦招商會，未規劃展品運送專用通道，送貨車與參觀人流擁堵在入口
預算管控失控	易因供應商臨時加價、額外支出	某創業公司辦論壇，未與餐飲供應商約定備餐數量浮動範圍，實際參會人數比預期多 100 人，需臨時加餐
人員協調不到位	接待、引導、技術支持分工不明	某教育機構辦招生展，未明確引導員負責區域，參觀家長詢問展位位置時無人及時回應

有企業屬於初創公司，預算有限，所以過度關注報價，選擇低於市場正常價的統籌團隊，忽視其服務範圍、團隊經驗與案例質量。

不過，看似省錢的背後，這忽略了活動更大的活動隱形成本：統籌過程可能有「減項服務」，比如詳細的需求詢問，引致活動結果與逾期不符合。同時，亦應避免有公司「臨時加價」，額外收取搭建加急費等，其實最終總價會高出許多。

比如，有一間中小企業在旺角辦產品推廣展，選了報價比市場低好多的統籌團隊，後續團隊以「設計複雜」為由額外加收視覺製作費1萬港元，且現場搭建效果較差，導致活動效果遠不如預期。

有企業爲方便，直接忽略了協議的重要。因此，有公司商業活動僅憑口頭約定確認合作，合同中未細化「服務內容」「責任歸屬」「賠償條款」，爲後續糾紛帶來隱患。

以一間某餐飲品牌爲例，在舉辦活動時與統籌團隊口頭約定「活動前 3 天完成所有物料製作」，未寫入合同。後統籌團隊因設計延誤致展架開展當日才送達，現場來不及安裝，導致活動浪費 1 天宣傳時間。

亦有公司只關注統籌團隊的策劃與執行經驗，未考察其「突發狀況應對方案」「現場應急團隊配置」。

某科技公司在中環辦行業論壇，統籌團隊未準備「嘉賓臨時缺席」應急方案，開幕前2小時主講嘉賓因航班延誤無法到場，團隊臨時找來的替代嘉賓不熟悉行業內容，演講內容脫離主題，讓活動失敗。

香港企業選隊小貼士

為保證活動順利，專業人士建議優先選熟悉本地會展場地，與有同行业服務經驗的團隊合作。