想做好活動物料統籌？必知嘅5大關鍵技巧話你知

在香港舉辦活動，若出現物料漏購、延遲送達問題，極有可能導致整場活動成效不佳。

想做好活動物料統籌？以下 5 大關鍵技巧，可協助規避物料統籌的常見問題，讓物料「準時交付、數量充足、符合預期」。

技巧 1：做好活動物料統籌？按活動流程「倒推物料清單」

有少數負責物料統籌的人員習慣隨意擬定清單，易導致關鍵項目遺漏。正確做法應按活動流程「逐環節拆解」，列出所需物料。

具體操作：以香港某科技企業的新品發布會為例，活動流程分為「簽到→產品體驗→演講→抽獎→送賓」，對應物料清單如下：

簽到環節：電子簽到設備、列印完成的參會者名單、名牌套及掛繩、備用臨時簽到表

產品體驗環節：產品樣機、體驗說明卡、充電設備、防塵保護罩

抽獎環節：獎品（如智能手機）、獎券、抽獎箱、得獎證書

詳細清單見附件：香港科技企業新品發布會物資準備清單

技巧 2：提前與供應商簽訂協議

印刷廠、搭建公司常出現延遲交貨，或存在海報色差明顯、展架穩定性不足問題。活動統籌過程中須與供應商簽訂協議，明確「交付時間、品質標準、補救方案」。

具體操作：

時間方面：要求音響，LED Wall租借供應商比活動開始時間「提前 2-3 天交付物料」，並在協議中註明條款；

品質方面：向供應商提供品牌 VI 色值、物料樣板，無誤後再大規模生產。

技巧 3：依「使用場地特性」調整物料規格

香港活動場地類型多，對物料規格要求有顯著差異 —— 例如小會議室不適合放過大展架，戶外場地需考慮防水性能。

具體操作：

向場地方索取「場地尺寸圖」，展位長寬高、入口門寬數據，再確定物料規格；

戶外活動應選用防水物料，例如海報採用防水噴繪材質、展架配備防風底座。

技巧 4：「分批次驗收物料」，問題早發現

許多負責人習慣物料全部送場地後才驗收，一旦發現海報印錯公司名稱、獎品數量不足，缺乏時間補救。正確做法為「分批次驗收」。

具體操作：

生產中抽查：例如需印刷 1000 份宣傳冊，要求供應商先寄送 10 份樣冊；

倉庫全檢：物料送達公司儲物室後，逐項核對數量規格；

場地複查：物料運抵活動場地後，再次檢查是否有物料損壞。

技巧 5：留「10% 備用物料」「應急預算」，應對突發狀況

香港活動常出現「參加人數超出預期」或簽到筆損壞、展架倒塌等突發情況。統籌時需預留「10% 的備用物料」與「5%-10% 的應急預算」。

具體操作：

備用物料：例如準備 200 份宣傳冊，額外多印 20 份；準備 50 支簽字筆，額外採購 5 支作為備用；

應急預算：若總物料預算為 10 萬港元，需留存 5000 港元作為應急資金（用於臨時補印物料、緊急快遞送達備用零件等）。

 

總結：物料統籌「細節決定成敗」

在香港舉辦活動，物料統籌並非「採購齊全即可」，而是需要「周全規劃、紮實執行、預留後手」。掌握上述 5 個技巧，可讓物料環節不出紕漏，讓活動成功。

附件：香港科技企業新品發布會物資準備清單

（對應流程：簽到→產品體驗→演講→抽獎→送賓）

一、簽到環節

物資類別	具體物資	數量建議	備註（香港場景适配）
身份核對類	電子簽到設備（平板電腦 + 簽到軟件）	2-3 台	提前下載好參會者數據，確保現場網絡穩定（可備 4G 熱點）
	列印版參會者名單（按姓氏排序）	3-4 份	用防水紙張列印，避免飲料灑漏損壞
	身份識別名牌 + 掛繩	比預計參會人數多 10%	名牌印製企業 LOGO 與新品名稱，掛繩選耐用尼龍材質
輔助工具類	黑色簽字筆	10-15 支	選速乾型，避免參會者簽名時暈染
	臨時簽到表（空白表格）	2-3 份	應對電子設備故障，表格需包含「姓名、公司、聯繫方式」欄目
	資料袋（裝宣傳冊、日程表）	比預計參會人數多 10%	選環保紙袋，印製新品主視覺設計
現場佈置類	簽到處背景板	1 塊（尺寸約 3m×2.5m）	符合企業 VI 色調，標註「XX 新品發布會簽到區」
	指引立牌	2-3 個	放置在會場入口、走廊轉角，指引參會者到簽到處
備用物資	充電寶（滿電狀態）	2-3 個	用於平板電腦臨時充電
	透明膠帶、剪刀	各 2 套	應對資料袋破損、名牌掉落等突發情況

二、產品體驗環節

物資類別	具體物資	數量建議	備註（香港場景适配）
產品展示類	新品樣機	5-8 台（按體驗區面積調整）	提前測試功能，確保系統穩定，貼上「體驗專用」標籤
	產品充電器（匹配樣機型號）	每台樣機對應 1 個	搭配延長線，避免充電接口不足
	防塵保護罩（閒置樣機用）	與樣機數量一致	選透明軟質材質，不影響展示效果
體驗輔助類	體驗說明卡	比樣機數量多 5-10 張	簡潔標註「核心功能操作步驟」，如「點擊此按鈕開啟 XX 模式」
	耳機（用於體驗音頻功能）	10-15 副	選無線耳機，提前連接樣機並測試音效
	體驗區工作人員服裝	3-5 套（按工作人員數量）	統一服裝印製企業 LOGO，便於參會者識別
現場佈置類	體驗區隔斷（矮櫃 / 隔簾）	按體驗區規模配置	確保每個體驗位獨立，避免參會者擁擠
	產品功能海報	3-5 張（尺寸約 1.2m×0.8m）	張貼在體驗區周圍，詳解新品核心優勢
備用物資	屏幕清潔布	5-8 塊	定期擦拭樣機屏幕，保持展示效果
	備用樣機充電線	3-5 條	應對充電線損壞、遺失

三、演講環節

物資類別	具體物資	數量建議	備註（香港場景适配）
演講設備類	投影儀 + 投影幕布	1 套（幕布尺寸約 4m×2.5m）	提前測試清晰度，確保與演講電腦兼容
	無線麥克風（手持 + 領夾式）	手持 2 個、領夾式 1-2 個	領夾式用於主講嘉賓，手持用於互動提問
	演講電腦（安裝 PPT）	1 台（主機）+1 台（備用）	主機與備用機均提前保存 PPT，關閉後台多餘程序
嘉賓支持類	嘉賓名牌（桌面擺放式）	與嘉賓人數一致	選金屬或亞克力材質，印製「嘉賓姓名 + 公司職務」
	礦泉水（小瓶）	每位嘉賓 2 瓶	選本地常見品牌，避免嘉賓飲用不習慣
	演講提詞器（若需）	1 套	用於主講嘉賓參考，提前導入演講大綱
現場支持類	技術人員工作證	2-3 個	標註「技術支持」，便於現場協調
	激光指示筆	1-2 支	用於嘉賓指向 PPT 重點內容
備用物資	視頻線（HDMI、Type-C 接口）	各 2 條	應對設備接口不匹配、線材損壞
	備用投影機灯泡	1 個	提前與供應商確認型號匹配

四、抽獎環節

物資類別	具體物資	數量建議	備註（香港場景适配）
獎品類	一等獎（如高端智能手機）	1 份	選市場熱門型號，包裝完整並附贈保修卡
	二等獎（如無線耳機）	3-5 份	與新品品牌匹配或選知名電子品牌
	三等獎（如定制充電寶）	8-10 份	印製企業 LOGO 與新品圖案，提升品牌曝光
抽獎工具類	獎券（編號式）	比參會人數多 10%	獎券分「正券（參會者留存）+ 副券（投入抽獎箱）」
	抽獎箱（透明或不透明）	1 個	尺寸約 30cm×30cm×40cm，外觀印製「抽獎箱」字樣
	得獎證書（空白模板）	與獎品總數一致	提前加蓋企業公章，空白處用於填寫得獎者信息
現場互動類	獎品展示架	1 個	放置在舞台側邊，清晰展示各等級獎品
	得獎者拍照背景板	1 塊（尺寸約 3m×2m）	標註「XX 新品發布會抽獎環節」，搭配慶祝圖案
備用物資	備用獎券（未編號）	20-30 張	應對參會者遺失獎券，需現場填寫信息並蓋章
	包裝禮盒（用於獎品包裝）	與獎品數量一致	選高檔包裝紙，搭配絲帶，提升獎品質感

五、送賓環節

物資類別	具體物資	數量建議	備註（香港場景适配）
伴手禮類	定制伴手禮（如企業周邊 + 新品試用裝）	比參會人數多 10%	伴手禮盒印製新品主視覺，內附感謝卡
	感謝卡（空白簽名式）	與伴手禮數量一致	提前印製「感謝參與 XX 新品發布會」字樣，留出簽名欄
指引支持類	會場出口指引牌	3-5 個	放置在會場內部走廊、電梯口，標註「出口方向」
	送賓工作人員禮儀帶	3-5 條	印製「歡迎下次光臨」，便於參會者識別
資訊補充類	企業聯繫卡（含業務負責人信息）	比參會人數多 10%	卡面印製企業官網、微信公眾號二維碼
	新品購買 / 預約指南	比參會人數多 10%	詳解新品上市時間、售價、購買渠道（含香港門店地址）
備用物資	手提袋（應對伴手禮盒體積大）	20-30 個	選結實的環保袋，避免參會者攜帶不便
	雨傘（若活動當日有雨）	10-15 把	印製企業 LOGO，免費贈送給未攜帶雨傘的參會者