想做好活動物料統籌？必知嘅5大關鍵技巧話你知
- DMX Editor
- 9月23日
- 讀畢需時 6 分鐘
在香港舉辦活動，若出現物料漏購、延遲送達問題，極有可能導致整場活動成效不佳。
想做好活動物料統籌？以下 5 大關鍵技巧，可協助規避物料統籌的常見問題，讓物料「準時交付、數量充足、符合預期」。
技巧 1：做好活動物料統籌？按活動流程「倒推物料清單」
有少數負責物料統籌的人員習慣隨意擬定清單，易導致關鍵項目遺漏。正確做法應按活動流程「逐環節拆解」，列出所需物料。
具體操作：以香港某科技企業的新品發布會為例，活動流程分為「簽到→產品體驗→演講→抽獎→送賓」，對應物料清單如下：
簽到環節：電子簽到設備、列印完成的參會者名單、名牌套及掛繩、備用臨時簽到表
產品體驗環節：產品樣機、體驗說明卡、充電設備、防塵保護罩
抽獎環節：獎品（如智能手機）、獎券、抽獎箱、得獎證書
詳細清單見附件：香港科技企業新品發布會物資準備清單
技巧 2：提前與供應商簽訂協議
印刷廠、搭建公司常出現延遲交貨，或存在海報色差明顯、展架穩定性不足問題。活動統籌過程中須與供應商簽訂協議，明確「交付時間、品質標準、補救方案」。
具體操作：
時間方面：要求音響，LED Wall租借供應商比活動開始時間「提前 2-3 天交付物料」，並在協議中註明條款；
品質方面：向供應商提供品牌 VI 色值、物料樣板，無誤後再大規模生產。
技巧 3：依「使用場地特性」調整物料規格
香港活動場地類型多，對物料規格要求有顯著差異 —— 例如小會議室不適合放過大展架，戶外場地需考慮防水性能。
具體操作：
向場地方索取「場地尺寸圖」，展位長寬高、入口門寬數據，再確定物料規格；
戶外活動應選用防水物料，例如海報採用防水噴繪材質、展架配備防風底座。
技巧 4：「分批次驗收物料」，問題早發現
許多負責人習慣物料全部送場地後才驗收，一旦發現海報印錯公司名稱、獎品數量不足，缺乏時間補救。正確做法為「分批次驗收」。
具體操作：
生產中抽查：例如需印刷 1000 份宣傳冊，要求供應商先寄送 10 份樣冊；
倉庫全檢：物料送達公司儲物室後，逐項核對數量規格；
場地複查：物料運抵活動場地後，再次檢查是否有物料損壞。
技巧 5：留「10% 備用物料」「應急預算」，應對突發狀況
香港活動常出現「參加人數超出預期」或簽到筆損壞、展架倒塌等突發情況。統籌時需預留「10% 的備用物料」與「5%-10% 的應急預算」。
具體操作：
備用物料：例如準備 200 份宣傳冊，額外多印 20 份；準備 50 支簽字筆，額外採購 5 支作為備用；
應急預算：若總物料預算為 10 萬港元，需留存 5000 港元作為應急資金（用於臨時補印物料、緊急快遞送達備用零件等）。
總結：物料統籌「細節決定成敗」
在香港舉辦活動，物料統籌並非「採購齊全即可」，而是需要「周全規劃、紮實執行、預留後手」。掌握上述 5 個技巧，可讓物料環節不出紕漏，讓活動成功。
附件：香港科技企業新品發布會物資準備清單
（對應流程：簽到→產品體驗→演講→抽獎→送賓）
一、簽到環節
二、產品體驗環節
三、演講環節
四、抽獎環節
五、送賓環節
