商務活動統籌服務優勢何在？省成本+提升效率剖析

香港企業辦商務活動，有兩大難題：成本超支，流程低效。這些「自行辦活動的痛點」，是商務活動統籌服務的價值所在 —— 憑藉資源整合幫企業「慳錢」。

商務活動統籌服務優勢何在？接下來，我們就從成本與效率兩大核心维度，拆解統籌服務如何幫企業擺脫活動籌辦的困境。

企業自行辦商務活動的痛點

痛點	具體問題	香港本地案例	活動統籌解決方案
成本失控	自行對接供應商，缺乏議價優勢，易出現加急列印費、額外運費；過度採購宣傳品問題	某貿易公司自行籌辦客戶答謝宴，未與餐飲供應商約定備餐浮動比例，實際參加人數比預期少 80 人，浪費餐費 6.4 萬港元	1. 長期積累供應商資源，批量採購談判優惠價；2. 提前統計參與人數波動範圍，與供應商簽約約定浮動比例；
流程低效	多場地、搭建、設備團隊分開溝通耗時，易環節脫節	某企業自行籌辦新品發布會，分別對接 5 家供應商，因未同步搭建進度與設備安裝時間，活動延遲	1. 單一團隊全負責，統一與供應商對接；2. 制定詳細執行時間表；3. 專人負責各環節
品質參差不齊	如物料設計與品牌風格不符、現場搭建粗糙、技術設備故障頻發	某金融公司自行辦投資論壇，找 freelance 設計海報，海報色系與企業 VI 衝突	1. 活動前 1-2 天測試音響、燈光、設備；2. 安排專人現場把關
突發狀況應對無力	未制訂應急方案，現場混亂且效率低	某時尚品牌在尖沙咀自行辦 popup 活動，開展當日遭遇暴雨，未準備臨時雨棚	1. 提前制訂應急方案；2. 與場地方提前溝通突發狀況協作

專業活動統籌公司有多年執行經驗，積累整合了充足的供應商資源，可降採購價。

如香港一家統籌公司與超過30家場地供應商、多家搭建商、設備租賃商建立長期合作關係。某科技企業在香港會議展覽中心舉辦新品發布會，統籌公司利用這個優勢，將 LED 屏幕、音響等設備的租賃成本「顯著降低」。

同時，企業自行辦活動時，常因「缺乏經驗」導致臨時加價或物料浪費。但商務活動統籌服務可避免此類問題。比如，企業委託統籌公司操辦活動，統籌公司精準統計物料採購，相比企業自行採購減少物料浪費。

企業自行籌辦商務活動時，需分別對接場地、搭建、設備、演藝多個供應商，效率低極低。商務活動統籌服務則由同一個團隊負責，統一與供應商對接，極大提升效率。

同時，專業統籌公司會制定詳細的執行時間表，規劃每個環節時間。通過精細規劃讓各環節銜接，避免環節脫節導致的延誤。

統籌服務還能保障品質、應對突發狀況。

在物料設計上，商務活動統籌服務公司會在前期要求企業提供品牌 VI 手冊，並依據其設計物料。在現場搭建方面，統籌公司制訂嚴格的品質標準，安排專人現場把關。

商務活動中突發狀況難以預料，而統籌公司在這方面有充足準備。統計表明，由統籌公司負責的活動，面對突發狀況時平均解決時間在 15 分鐘以內可見，商務活動統籌服務在保障活動品質、應對突發狀況方面的能力。